更改時ガイドライン

「更改提案書」は既に複数年度プロジェクトが承認されている助成団体に限ります。

更改提案書全体の長さ

原則として、簡潔であることが望ましく、提案書の本体部分(予算、経歴などの別表を除く箇所)は標準フォント4000字以内として下さい。提案書は英文に限ります。

前年度最終報告書本文

前年度(あるいは直近18ヶ月)の実施内容に関する最終報告書本文では、前年度のプロジェクトが提案時の計画をどのようにして達成してきたかについて記述して下さい。前年のプロジェクトの活動を一つひとつ箇条書きにするよりも、物語風の説明の方がプロジェクトやプロジェクトチームの経験についてより全体像がつかみやすいため、推奨されます。例えば、予想外の障害(知的またはシステム的な)があった場合、それらが如何なるものであったか、どのように克服し、または将来的にどのようにすれば克服できるかという提起を頂くことは非常に有益です。これまで提携したことのないパートナー機関とプロジェクトを行った場合は、その組織についての印象や感想も含めて下さい。プロジェクト全体の利点について財団を説得する必要はありません。過程や達成状況を中心に記述して下さい(約1,500〜2,000ワード)。

注: 更改提案書を準備する時点では、助成が完全に完了していないケースが多々あることは理解しております。その場合は助成プロジェクトの完了次第、前年度実施内容の追加事項を財務書類、及び報告書本文にてご提出下さい。

次年度プロジェクト説明

次年度の計画を詳細に記述して下さい。プロジェクトが計画通り実施される場合、今後15年間後はどうなっているのかなど、可能な限り具体的に、研究、調査、検討、分析等の表現に留意して記述して下さい。今回新たに助成対象となる箇所に焦点を当て、プロジェクト全体の正当性や目標などについて前回と重複することのないよう記述して下さい。(約2,000ワード)

プロジェクトスケジュール

次年度のプロジェクト全ての計画、実施内容についての詳細なスケジュールに日程、活動、計画及び各段階における責任者を含め別紙に記入して下さい。

暫定支出報告書

前年度の支出報告を含めて記入して下さい。支出報告書が暫定版である場合が多々あるという点は理解しておりますので、その場合は推定見込み額を記入して下さい。支出報告書推奨フォーマットは下記をご参照下さい。助成が終了した90日以内に、最終報告書の提出が義務付けられていることをご承知おき下さい。正式な完了日につきましては、グラントレターをご参照下さい。

暫定支出報告書ガイドライン

注: 下記は凡例として示すものであって、架空の予算額を例示してあります。

予算額を3つの欄に分けて記入して下さい。(下記の図解を参照)
1欄) 総経費、2欄) 米日財団への助成申請予定額、3欄) 他団体からの助成額または申請予定額(現金寄付予定額を含む)
各項目について可能な限り詳しく記入して下さい(参加者人数、所要時間、必要な旅行回数等)。また、当財団以外による資金について詳細を記入して下さい。

定義

現物出資: 米日財団では、「現物」出資とは宿泊、航空券および航空券のアップグレード、食事等、と定義されます。現物出資が多額となる場合、4欄を設けて項目毎に詳細(推定市場価値)を記入して下さい。

Overhead expenses: 米日財団では、Overhead expensesは賃貸料、電話およびFAX代、コピー代、コンピューター費、郵便代等を含んだものを意味します。現在、財団では、最大でもプロジェクト費用小計の10%を助成額の上限としています。

助成制限範囲

プロジェクトへの実質的寄与(専門サービス、プレゼンテーション、論文等)のない個人への謝礼金の資金提供はいたしません。

予算書ガイドライン

注: 下記の金額は凡例として示すものであって、実際の予算額とは関係ありません。

*資金提供を受けている、もしくは折衝中の団体/個人がある場合、名前を記入して下さい。

*はじめに承認された金額と実際の支出額との間に上下10%の乖離がある場合は、理由を簡潔に説明して下さい。

次年度予算書

予算ガイドラインに従って総経費を計算し、記入して下さい。総経費の記載されていない更改提案書、もしくは予算概要のみのものは審査の対象になりません。助成金は米ドルまたは日本円いずれでも申請することが出来ます。詳細は予算ガイドラインをご参照下さい。

その他の資料

前年度のプロジェクトによるアウトプット・資料(書籍、報告書、ビデオなど)がある場合、コピーを提出して頂いて結構です(返却は致しかねます)。これら資料があれば、最終報告書と共に助成期間が完了した90日以内に、提出して下さい。

最終報告書本文

助成の更改申請をされる場合、助成更改提案書が、最終報告書本文の代替となります。(助成更改提案書ガイドラインをご参照下さい)。更改提案書を準備する時点では、助成期間が完了していないケースが多々あることは理解しております。

最終支出報告書

通常の助成案件と同様、助成完了日から90日以内に最終支出報告書をご提出下さい。これは、助成更改提案書とは別に提出して頂いて結構です。質問のある場合には、プログラム・オフィサーまでお問い合わせ下さい。

助成案件の更改手続きは助成対象プロジェクトに対して2年目(またはごく例外的に3年目)の助成申請をする法人のみが対象となり、その他の申請者は通常の提案書作成ガイドラインをご参照下さい。