報告書
米日財団の助成先の皆様には、財団からの財政支援を受け続けるため、「グラント·レター」に概説されています通り、一定の報告義務を負って頂くことになります。報告書の多くは米国国内歳入局(IRS)により要請されており、その他のものは米日財団がプロジェクト評価と助成事業の管理を円滑に行うために必要としています。これらの報告書作成には、比較的多くの時間を費やすことがあると認識しております。このメモは、報告書の作成にあたり、どのような情報が必要か(あるいは必要でないか)を明確化し、助成先の皆様に時間を効率よく使って頂くことを目的としております。すべてのプロジェクトに関する文書には、(グラント·レターの右上部に記載された)助成番号を含めていただきますよう、お願いします。
助成金支給申請
一部のプロジェクト助成は、資金の流れを安定化し、財団の支出責任を果たすため、分割での払込とさせて頂いております(比較的少額の助成についてはこの限りではありません)。一般的に、第1回目の支払いは、適切な署名のあるグラント·レター(契約書)の受領をもって行われます。 プロジェクトの支払計画につきましては、グラント·レターをご参照下さい。プロジェクト業務内容または予算計画に関して予測しうる重要な変更は、直ちにプログラム·オフィサーまでご連絡下さい。米日財団は、助成先に対する第2回目以降の支払いを支払計画通りに、自動的に行うわけではないことをご承知おき下さい。支払計画の日付は、財団が該当する支払いの要請を受諾すれば払込が可能となる日を意味するものです。この「支払要請」のレターには、プロジェクトの進捗状況についての一定の基本情報が含まれているべきですが、長文である必要はありません以下をご参照下さい。
第1パラグラフ
次回の支払いの正式な要請(プロジェクト·タイトル、助成番号、支払金額、何回目の支払いかを記載してください。(例: 4分割支払いの第2回目、または第3回、最終支払い)
第2パラグラフ
前回の支払い要請時(またはプロジェクトの最初)以降のプロジェクトの進捗を簡潔に述べてください。概要のみで結構です。その際、達成したマイルストーン(例:プロジェクト·チームの結成、第1回計画会議の実施、出版物の初稿完成、調査訪問の完了など)を含めて頂いても結構ですが活動についての細部説明は不要です。勿論、助成先の皆様のご判断で、プロジェクト進行状況について詳細説明頂くことでも結構です。(別の助成団体から詳細報告書が義務付けられており、すでに報告書を準備している場合など)
第3パラグラフ
要請される助成金の主な用途を簡潔に述べて下さい(会議のための旅費、プロジェクト·メンバーの給料給与、報告書の製作・配布など)。
付記:プロジェクトによる一定の成果物(記事、ニュースレター、会議録、報告書、録画テープなど)がある場合、支払い要請とともに提出して下さい。財団のプログラム·オフィサーから特に要請のない限り、報告書、あるいはその一部、記事などについてのドラフト段階のものを提出して頂く必要はありません。質問があれば、プログラム·オフィサーまでご連絡下さい。支払要請にサインをするのは、プロジェクト·ディレクターまたはグラントレターの調印者のどなたでも結構です。
助成最終報告書(全助成案件が対象)
助成が終了した90日以内に、最終報告書の提出が義務付けられていることをご承知おきください。公式の完了日につきましては、グラント・レターをご参照下さい。最終報告書は、2部から構成されます:
1. 最終報告書本文:
プロジェクトの目的、活動、および達成状況について、(助成提案書に書かれた計画に触れつつ)全般的に述べて下さい。プロジェクトの活動を一つひとつ箇条書きにするよりも、物語風の説明の方がプロジェクトやプロジェクトチームの実際行動についてより全体像が把握しやすいため、推奨されます。例えば、予想外の障害(知的またはシステム的ながあった場合、それらが如何なるものであったか、どのように克服し、または将来的にどのようにすれば克服できるかという提起を頂くことは非常に有益です。これまで提携したことのないパートナー機関とプロジェクトを行った場合は、その組織についての印象や感想も含めて下さい。また、数ヵ年にわたるプロジェクトの最終年度である場合は、全体のプロジェクトの大きな流れにおける幾つかの点に触れながら、最終年度の活動に焦点を当てて最終報告書本文を作成して下さい。(約2000ワード)
2. 最終支出報告書:
助成期間中の支出報告を含めて下さい。助成金の未使用部分金は財団に返還頂くことになる旨、ご留意下さい。会計および記録等に関する要件につきましては、グラント・レターをご参照下さい。ご参考までに、最終支出報告書の推奨フォーマットを下記に添付します。
助成最終報告書 (助成の更改申請をされる皆様へ)
最終報告書本文
助成の更改申請をされる場合、助成更改提案書が、最終報告書本文の代替となります。(助成更改提案書ガイドラインをご参照下さい)。更改提案書を準備する時点では、助成期間が完了していないケースがあることは理解しております。
最終支出報告書
通常の助成案件と同様、助成完了日から90日以内に最終支出報告書をご提出下さい。これは、助成更改提案書とは別に提出して頂いて結構です。質問のある場合には、プログラム・オフィサーまでお問い合わせ下さい。
助成案件の更改手続きは助成対象プロジェクトに対して2年目(またはごく例外的に3年目)の助成申請をする法人のみが対象となり、その他の申請者は通常の提案書作成ガイドラインをご参照下さい。
最終支出報告書ガイドライン（凡例）
注: 下記の金額は凡例として示すものであって、実際の予算額とは関係ありません。
| 経費項目 | 合計 | 承認額 | 支出額 |
|---|---|---|---|
| 1.人件費 | $50,000 | $25,000 | $25,000 |
| プロジェクト・マネジャー (12ヶ月 x 25%） | $25,000 | $25,000 | $25,000 |
| 事務アシスタント(12ヶ月 x 50%) | $15,000 | $0 | $0 |
| 秘書(12ヶ月 x 50%) | $10,000 | $0 | $0 |
| 2.コンサルティング費 | $4,400 | $4,200 | $4,200 |
| 国際教育コンサルタント ($200/日 x 2日) | $400 | $200 | $200 |
| カリキュラムコンサルタント ($500/日 x 3日) | $1,500 | $1,500 | $1,500 |
| 日本/米国研究者($500/日 x 5日) | $2,500 | $2,500 | $2,500 |
| 3.旅費 | $36,700 | $30,700 | $6,000 |
| 東京－ニューヨーク($1,500/回 x 5名 x 2回) | $15,000 | $10,000 | $5,000 |
| 宿泊費 ($150/日 x 10日 x 5名 x 2回） | $15,000 | $15,000 | $0 |
| 食費 ($40/日 x 5名 x 2回） | $400 | $400 | $0 |
| 入場料 (例 : 博物館、文化イベント） | $300 | $300 | $0 |
| 国内交通費 ($400 x 5名 x 3回) | $6,000 | $5,000 | $1,000 |
| 4.プログラム費 | $400 | $300 | $100 |
| 書籍($20/冊 x 2冊 x5名) | $200 | $200 | $100 |
| カリキュラム資料 | $200 | $200 | $0 |
| 5.出版費 | $10,000 | $5,000 | $5,000 |
| 15ページ報告書 x1,000部 | $10,000 | $5,000 | $5,000 |
| 小計 | $101,500 | $65,200 | $36,300 |
| 一般管理費 | $20,000 | $6,520 | $13,480 |
| 合計 | $121,500 | $71,720 | $49,780 |
*はじめに承認された金額と実際の支出額との間に上下10%の乖離がある場合は、理由を簡潔に説明して下さい。これらは重要な予算項目に適用されます。ご質問がある場合は、財団スタッフに確認ください。